¿Qué es LA REINGENIERÍA DE PROCESOS?

La optimización de los procesos no se creó para confundir la cabeza de nadie. Por el contrario, su objetivo es exactamente hacer todo más claro y objetivo, haciendo que las actividades de una empresa ocurran de forma más eficiente y asertiva.

Entonces vamos por partes…

Antes de definir lo que es la optimización de procesos, vamos a dar un paso atrás y entender que para promover la optimización, antes es necesario analizar estos procesos, para saber qué debe mejorarse.

¿Qué significa mejora de procesos?

Análisis de procesos: el primer paso antes de la mejora

Como hemos dicho, la mejora de los procesos debe efectuarse después de su análisis. Y eso debe suceder en un amplio alcance, que abarca en un primer momento, conocer la empresa como un todo, sus objetivos estratégicos y la estructura organizacional.

Después de este análisis más amplio, ahora sí es hora de analizar el proceso propiamente dicho.

Para eso, algunas actividades de ejemplo que se pueden ejecutar en su empresa:

1- Análisis de las métricas de rendimiento

Si ya están establecidos, es necesario comprobar que los indicadores de rendimiento de la empresa, los llamados KPI, se están alcanzando. De esta forma, sabremos si el proceso atiende a las necesidades de la organización.

2- Análisis de las interacciones con los clientes

Si el objetivo de la organización es satisfacer a los clientes, es necesario mapear con mucha atención estos “momentos de la verdad”, pues son etapas críticas de cualquier proceso.

3- Obstáculos

Los obstáculos son interferencias en el proceso que causan la acumulación de actividades y generan retrasos, hay que descubrir si existen y que los crea.

Por lo general, un obstáculo se crea con la restricción de un recurso, de un producto, de un servicio o de una información.

4- Reglas del negocio

Las reglas del negocio son procedimientos formales predefinidos que ayudan a los empleados a tomar decisiones de forma rápida y asertiva.

Debemos analizar si se ejecuta correctamente y funciona adecuadamente y de acuerdo con los objetivos de la organización.

5- Handoffs

Cuando una información pasa de un sistema a otro, o de un equipo a otro equipo, es muy común que se produzcan errores o problemas. En ese momento pueden existir varios problemas de comunicación:

• El equipo que recibió el proceso no tiene conocimiento del cambio de responsabilidad.
• El equipo que debería transferir la responsabilidad no lo hizo y siguió incorrectamente en el proceso.

Atención: procesos y demandas realizados por intercambio de emails son fuente inagotable de errores de hand-off en las empresas.